No dia combinado, seu contador recebe o mês fechado

O mês virou, e o contador pede as notas de serviço.

Primeiro vem o pedido, geralmente por mensagem, às vezes mais de uma vez. Você abre o emissor, procura a lista do mês e baixa o XML e o PDF de cada nota, uma por uma. Quanto mais notas, mais demora, e basta um erro no meio do caminho para você perder a conta de onde parou.

Depois vem a conferência que ninguém pediu mas todo mundo faz: faltou alguma? Teve nota cancelada? Alguma foi substituída e a original ainda está na pasta? O contador recebe tudo misturado e pergunta de novo. Você responde de memória, abre o e-mail do cliente, volta no portal.

Do outro lado, o escritório recebe esses pacotes de dezenas de clientes, cada um num formato, uns com PDF e sem XML, outros com XML e sem as retenções informadas. O contador gasta o começo do mês correndo atrás de documento, e é por isso que ele cobra você. O problema não é falta de boa vontade de nenhum dos dois: é que o mês só fecha quando alguém junta as peças, e hoje esse alguém é você.

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   Você escolhe o dia e o contador uma vez. Na sua conta, você indica o e-mail do contador e o dia do mês em que ele precisa receber (por exemplo, o dia 2). Não há mais nada para configurar.
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   O Emitta acompanha as notas durante o mês. Cada nota emitida entra no fechamento com o XML, o PDF e os dados que o contador usa: tomador, serviço, valor, retenções informadas e data de competência. Nota cancelada ou substituída fica marcada como tal, ligada à nota nova.
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   No dia combinado, o pacote sai sozinho. O contador recebe os XMLs e os PDFs do mês e um resumo de uma página. O resumo lista o que saiu do padrão: nota cancelada ou substituída, nota que mudou depois de recusada, nota emitida com competência de outro mês. Quem lê o resumo vê onde olhar.
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   Você só responde as exceções. Se o contador tem uma dúvida sobre uma nota do resumo, a pergunta chega a você pela fila do Emitta, com a nota anexada. Você responde uma vez, e a resposta fica registrada para o mês seguinte.
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   No fim do mês, você recebe o relatório do que foi feito. Quantas notas saíram, o que foi enviado, o que foi corrigido e o que ficou pendente com você. Você sabe o que aconteceu sem ter precisado olhar durante o mês.

Serve para a ME e a EPP do Simples que prestam serviço e têm contador externo, principalmente as que emitem mais de uma ou duas notas por mês e já se cansaram de refazer o pacote. Serve também para quem tem vários clientes recorrentes e quer que o mês fique registrado do mesmo jeito todas as vezes.

Não serve para quem não presta serviço sujeito à NFS-e, nem para quem emite nota só de vez em quando e já resolve com uma mensagem por trimestre. Também não resolve o que acontece fora do Emitta: notas emitidas por outro sistema ou direto no site do governo só entram no fechamento se a conta do Emitta as conhecer. Se parte das suas notas sai por outro caminho, o resumo cobre apenas o que passou pelo Emitta, e vale combinar isso com o contador.

O Emitta organiza e entrega. Ele não muda valor, código de serviço, alíquota ou retenção: isso altera o imposto, então quem decide é você e o seu contador. Ele não cancela nem substitui nota autorizada sem a sua confirmação, e toda correção mostra o antes e o depois. Ele não substitui o contador: não calcula imposto devido nem dá parecer contábil. A apuração, as obrigações e a decisão sobre qualquer ponto fiscal do resumo continuam no escritório.