Orçamento por voz que vira nota

O cliente liga pedindo um preço. Você está na rua, ou com a mão ocupada, ou no meio de outro atendimento. Você diz um valor de cabeça, ou anota num caderno, ou manda uma mensagem com o preço e uma descrição rápida. Às vezes, à noite, passa tudo para uma planilha ou para um documento, para ficar com cara de orçamento. Às vezes só fica a mensagem.

O cliente aceita. Dias depois, o serviço está feito e chega a hora da nota. Você procura a conversa, tenta lembrar o que ficou combinado: era o valor com ou sem o material? Era uma visita ou duas? O cliente pediu desconto no final? Abre o emissor, digita o CNPJ do cliente, escreve a descrição do serviço de novo, com palavras um pouco diferentes das que usou no orçamento, e digita o valor.

Aí começa o problema que ninguém avisa. A nota diz uma coisa, o orçamento dizia outra, e o financeiro do cliente, que tem o orçamento aprovado na frente, estranha. Ou o valor digitado tem um zero a menos. Ou a descrição não bate com o que foi prometido. A correção custa tempo, e dependendo do caso exige cancelar ou substituir a nota.

Nada disso é falta de cuidado. É o que acontece quando a mesma informação precisa ser escrita três vezes, em lugares diferentes, por uma pessoa ocupada: uma na conversa, uma no orçamento, uma na nota.

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   Você dita o orçamento. Em um áudio, você diz para quem é, qual é o serviço e quanto custa. Pode ser logo depois da visita, ainda no carro.
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   O Emitta monta o orçamento. Ele entende o que você disse, reconhece o cliente e o serviço que você já usou antes, e organiza tudo num orçamento legível. O que for novo, como um cliente que ainda não está salvo, vira uma pergunta curta.
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   Você confere e o Emitta envia ao cliente. O orçamento aparece para você revisar. Estando certo, o Emitta o envia ao cliente.
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   O cliente aprova. O orçamento aprovado fica guardado com cliente, serviço e valor, exatamente como foram combinados.
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   O orçamento vira nota. Com a aprovação, o Emitta monta a nota a partir do orçamento, sem você digitar de novo. A nota aparece para você conferir. Você confirma e ela é emitida e enviada ao cliente.

A conferência no passo 5 não é detalhe. Nenhuma nota sai só pelo áudio: você sempre vê o valor, o cliente e o serviço antes de confirmar.

Serve para quem presta serviço sob orçamento: instalação, manutenção, reforma, consultoria por projeto, qualquer trabalho em que o preço é combinado antes e a nota vem depois. Serve para quem faz o orçamento fora do escritório e não quer depender de um computador. Serve para quem já foi cobrado por uma nota que não bateu com o combinado.

Não serve, ou pouco ajuda, para quem não trabalha com orçamento: se o seu preço é de tabela e o cliente nunca pergunta antes, não há o que ditar. Também não é o caso de quem precisa de um orçamento com planilha de itens e composição de custo detalhada. E, como em qualquer emissão pelo Emitta, a nota só sai com o certificado digital A1 do CNPJ da sua empresa.

• Nenhuma nota sai só pelo áudio. Você sempre vê o valor, o cliente e o serviço antes de confirmar.
• O Emitta não muda valor, código de serviço, alíquota ou retenção. Isso altera o imposto, então quem decide é você e o seu contador.
• O que foge da regra não é emitido: vira uma pergunta para você.
• O Emitta não cancela nem substitui nota autorizada sem a sua confirmação, e toda correção mostra o antes e o depois.
• O Emitta não substitui o contador: não calcula imposto devido nem dá parecer contábil.