A nota sai do jeito que o financeiro daquele cliente pede

O cliente grande tem um departamento que recebe notas de dezenas de fornecedores. Ele não olha para a sua nota com a calma de quem sabe o que você fez. Olha com um roteiro: o número do pedido de compra está ali? O texto obrigatório do contrato aparece na descrição? A nota foi emitida antes da data de corte do fechamento do mês?

Se algum item falha, a nota não entra na fila de pagamento. O financeiro responde com uma frase curta, às vezes automática, que diz que a nota foi devolvida. Você descobre dias depois, quando o pagamento já deveria ter caído. Abre o e-mail, procura qual era a exigência (ela estava numa mensagem do ano passado, ou no contrato, ou na cabeça de quem emitia a nota antes), descobre o que faltava e precisa corrigir.

E aqui entra o que torna esse problema caro. A nota já foi emitida. Para mudá-la, o caminho é cancelar ou substituir. O Portal da NFS-e diz que nem a rejeição registrada pelo tomador no sistema cancela a nota: o prestador cancela ou substitui, e só a prefeitura anula uma rejeição. Cancelar e substituir têm regras próprias, e o prestador do Simples tem limites do que a substituição aceita mudar.

Para quem tem muitos clientes, ainda há a memória: um cliente quer o pedido na descrição, outro quer um texto fixo, um terceiro só aceita nota até a data de corte. Ninguém guarda isso na cabeça por muito tempo, e a regra de cada um mora num lugar diferente.

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   Você cadastra as exigências do cliente uma vez. Para cada tomador, você registra o que o financeiro dele pede: se é preciso informar o número do pedido, qual texto vai na descrição, qual é a data de corte do mês. Se você já tem um e-mail de recusa, é daí que vem o dado.
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   O Emitta guarda ao lado do cadastro do tomador. As regras ficam salvas junto do tomador e do serviço, e valem para toda nota emitida para ele.
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   Na hora de emitir, o Emitta confere. Antes de mandar a nota, ele checa a exigência do cliente. Se falta o número do pedido, ele pergunta a você e não emite sem a resposta. Se o texto obrigatório não está na descrição, ele o inclui e mostra o resultado antes do envio. Se a data de corte está perto, ele avisa.
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   A nota sai do jeito que o cliente pede. O texto, o número do pedido e os dados do tomador seguem a regra cadastrada. Você vê a nota completa antes de confirmar.
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   Se mesmo assim o financeiro recusar, a exigência nova entra na regra. Você corrige a nota pelo caminho que o emissor permite, o Emitta mostra o antes e o depois, e a exigência que faltava passa a valer para as próximas.

Serve para a ME e a EPP do Simples que prestam serviço a empresas médias e grandes, em que o pagamento passa por um departamento financeiro com regras próprias. Serve principalmente para quem já teve nota devolvida e sabe que o problema se repete com o mesmo cliente.

Não serve para quem presta serviço a pessoa física ou a clientes que pagam sem exigir nada além da nota. Também não serve para resolver uma recusa fiscal do tomador junto à prefeitura: o Emitta cuida de aplicar as exigências do cliente na nota, e a decisão sobre qualquer caso fiscal fica com o contador. E ele só conhece a exigência que alguém cadastrou: se o cliente mudar a regra e não avisar, a primeira nota nova ainda pode ser devolvida.

O Emitta aplica o que o cliente exige na descrição e nos dados informativos da nota. Ele não muda valor, código de serviço, alíquota ou retenção: isso altera o imposto, então quem decide é você e o seu contador. Ele não cancela nem substitui nota autorizada sem a sua confirmação, e toda correção mostra o antes e o depois. Ele não substitui o contador: não calcula imposto devido nem dá parecer contábil.