Nota emitida sem abrir o site do governo

Fim de tarde. Você terminou o serviço e o cliente pediu a nota. Você abre o portal, escolhe como entrar e espera a página carregar.

Entrou. Agora vem o caminho da nota: escolher o tipo de emissão, preencher a tela de pessoas, depois a de serviço, depois a de valores, depois conferir o resumo. Na tela de pessoas, você digita o CNPJ do cliente de novo, o mesmo CNPJ que digitou no mês passado e no mês retrasado. Na tela de serviço, você procura o código de tributação numa lista e torce para escolher o mesmo que usou da última vez. Se a empresa é do Simples, você olha os campos de alíquota, vê que estão bloqueados e fica na dúvida se é normal. (É: o guia sobre emissão no Emissor Nacional explica que, para ME e EPP que apuram o ISS dentro do Simples, o imposto é apurado no mês e não nota a nota.)

Você clica em emitir. A nota sai. Agora falta a parte que ninguém conta: baixar o PDF, baixar o XML, abrir o e-mail, anexar os dois, escrever duas linhas para o cliente e mandar. Se o cliente responde pedindo o XML porque o financeiro dele não aceita só o PDF, você volta ao portal.

Nenhum desses passos é difícil. O problema é que são muitos, que se repetem a cada nota e que sempre acontecem justo quando você estava fazendo outra coisa. Quem emite mais notas faz esse caminho mais vezes.

1. 1
   Você descreve o serviço. Em vez de percorrer telas, você diz o que fez, para quem e quanto. O assistente do Emitta lê o que você escreveu e preenche a nota. Ele só pergunta o que não dá para deduzir.
2. 2
   O Emitta usa o que já está salvo. Tomador e serviço ficam guardados, com as regras de cada um. Na segunda nota para o mesmo cliente, você não digita o CNPJ nem procura o código na lista de novo.
3. 3
   Você confere e confirma. A nota aparece montada, com cliente, serviço e valor, antes de sair. O que você vê é o que vai ser enviado.
4. 4
   O Emitta assina e envia. A assinatura é feita com o certificado A1 do CNPJ da sua empresa, que você enviou uma vez. O Emitta manda a nota ao Emissor Nacional e espera a resposta.
5. 5
   O cliente recebe. Autorizada a nota, o PDF e o XML vão por e-mail ao seu cliente. Você não baixa, não anexa, não escreve.

Na prática, o que era um caminho de cinco telas vira uma frase e uma conferência.

Serve para quem emite nota de serviço com frequência, para os mesmos clientes e com os mesmos serviços, e quer cadastrar tudo uma vez. Serve para quem precisa que a nota saia de um sistema, sem abrir o portal. Serve para ME e EPP do Simples que prestam serviço e vão emitir pelo Emissor Nacional.

Não serve, ou pode não compensar, para quem emite uma nota por mês e cada nota é diferente da outra. O MEI que emite pouco entra no portal do governo com a conta gov.br, sem certificado, e pode ficar por lá. Também não serve para quem não tem ou não vai ter o certificado A1 do CNPJ: o Emitta não emite sem ele. E o certificado precisa ser o A1 da própria empresa, não o do contador nem o e-CPF.

O Emitta faz o trabalho de preencher e enviar. A decisão sobre imposto continua com você.

• O Emitta não muda valor, código de serviço, alíquota ou retenção. Isso altera o imposto, então quem decide é você e o seu contador.
• O Emitta não cancela nem substitui nota autorizada sem a sua confirmação, e toda correção mostra o antes e o depois.
• O que foge da regra não é emitido: vira uma pergunta para você.
• O Emitta não substitui o contador. Ele não calcula imposto devido nem dá parecer contábil.

Um certificado digital A1 do mesmo CNPJ. É um arquivo .pfx ou .p12, protegido por senha, que a empresa compra uma vez por ano. O guia sobre o certificado A1 explica como comprar pela internet e o que esperar. Se você ainda não tem, a gente agenda a emissão com a certificadora: você escolhe o horário e aparece na videoconferência.